Lass die Nummern der alten Projekte wie sie sind. Beginne mit den neuen Nummern erst Anfang dieses Jahres.
Vorschlag (so mache ich es):
Ich vergebe die Nummern bei Auftragseingang JMMnn (Jahr-Monat-Laufnummer).
Die Übersicht führe ich in einer kleinen Excel-Tabelle.
Die Daten liegen alle auf Festplatte D:\Daten\Abbund\....
Jeder Kunde hat einen eigenen Ordner:
A-Holzbau_Maier (das A- ist eine Sortierhilfe, damit stehen alle Kundenordner oben)
A-Holzbau_Müller
A-Zimmerei_Schmitz
In jedem Kundenordner werden Projektordner angelegt, deren Name die Projektnummer und den Projektnamen enthält:
70101_projekt_a
70102_Projekt_b
70103_Scheune
70104_....
70105_....
Jeder Projektordner bekommt bei Bedarf weitere Unterordner:
Posteingang
Bilder
Ergebnisse
....
2x im Jahr verschiebe ich erledigte Projekte in einen Jahres-Archiv-Ordner, damit die Arbeitsordner übersichtlich bleiben.
Damit finde ich jede Bauakte in sehr kurzer Zeit wieder.