Ich würde zwei grundsätzliche Vorgehensweisen als Empfehlung zur Auswahl stellen:
1.
Im KOL-Ordner der Installation einen Ordner für die Firma anlegen und in diesem (eventuell mit weiterer Ordner-Unterstruktur) alle eigenen KOLs platzieren. Dieser Firmen-Ordner muss dann in alle Installationen der Kollegen kopiert und bei Änderungen oder Erweiterungen entsprechend aktualisiert werden.
Zur nächsten Version muss dann dieser Ordner wieder mit reinkopiert werden.
2.
Der KOL-Ordner (Auslieferung und eigene KOLs enthalten) liegt auf einem Netzlaufwerk, auf das alle Kollegen auch zugreifen können. In den Pfaden in der Projektverwaltung wird der Ordner entsprechend eingestellt.
Dieser Ordner ist bei eigenen Änderungen und Erweiterungen immer aktuell, funktioniert aber natürlich nur bei einwandfreiem Zugriff (Stichwort Homeoffice).
Beide Vorgehensweisen können sehr gut funktionieren.
Wichtig finde ich, dass eigene KOLs auch in einem eigenen Unterordner sind, und nicht über die Auslieferungsordner (mit # im Namen) verstreut werden. Es gibt keinen Automatismus für einen Datenabgleich und man müsste jedes Mal (Neuinstallation, Update) alle KOLs einzeln zusammensuchen.